Materi Administrasi IPPNU Terbaru 2016 FIX

  

BAGIAN III :

PETUNJUK  PELAKSANAAN     ADMINlSTRASI

BAB I

MAKSUD DAN TUJUAN

Pasal 1

Maksud

Sistem administrasi dimaksudkan sebagai pedoman pengelolaan administrasi IPPNU disemua tingkat kepengurusan dan berlaku secara nasional.

Pasal 2

Tujuan

Sistem administrasi dimaksud dalam pasal 2 bertujuan untuk :

1.       Mendukung kinerja organisasi secara umum

2.       Menjamin penyelenggaraan administrasi yang teratur

3.       Mengoptimalkan potensi kesekretariatan

BAB II

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI

Pasal 3

Cakupan Sistem Administrasi

1.       Sistem admnistrasi mencakup pengelolaan keseluruhan aspek administrasi secara terpadu.

2.       Aspek administrasi yang menjadi ruang lngkup adalah :

a.       Persuratan

b.       Peralatan Administrasi

c.       Perlengkapan

  

BAB III

PERSURATAN

Pasal 4

JENIS-JENIS SURAT

1.       Surat Instruksi

2.       Surat Keputusan

3.       Surat Kuasa

4.       Surat Mandat

5.       Surat Pemberhentian

6.       Surat Pengangkatan

7.       Surat Pengantar 

8.       Surat Pengesahan

9.       Surat Rekomendasi Pengesahan

10.   Surat Siaran

11.   Surat Teguran

12.   Surat bersama

Pasal 5

Surat Instruksi

Surat Instruksi terdiri dari 3 (tiga) macam:

a.       Surat Instruksi Pimpinan Pusat

b.       Surat Instruksi Pimpinan Wilayah

c.       Surat Instruksi Pimpinan Cabang

Pasal 6

Surat Keputusan

1.    Surat Keputusan memuat 3 (tiga) bagian, sebagai berikut:

a.       Konsiderans;

b.       Diktum;

c.       Tempat dan Tanggal Surat.

2.Surat Keputusan ditetapkan berdasarkan hasil adanya keputusan  Rapat Pleno.

Pasal 7

Surat Kuasa

Sk adalah kode indeks khusus untuk surat kuasa

1.    Surat kuasa harus disebut dengan jelas nama, tanda tangan dan atau setempel orang atau organisasi yang memberi kuasa.

2.    Dalam surat kuasa harus disebut dengan jelas nama, jabatan dan atau alamat yang diberi kuasa.

3.    Surat kuasa harus menyebut dengan jelas maksud pemberian kuasa tersebut.

4.    Surat kuasa harus menyebut masa berlakunya surat kuasa tersebut.

Pasal 8

Surat Mandat

1.              Isi Surat mandat adalah :

a. nama dan tanda tangan yang memberi mandat.

b. nama dan jabatan yang diberi mandat.

             c.maksud pemberian mandat.

             d.masa berlakunya surat mandat.

2.  Surat mandat diberikan kapada penyelenggara kegiatan, untuk membuktikan pelimpahan wewenang pada tingkat kepengurusan tertentu

3.              Setelah mandat itu betul-betul dilaksanakan, yang diberi wewenang harus melaporkan secara tertulis.

Pasal 9

Surat Pengangkatan dan Pemberhentian

Surat Pengangkatan dan Pemberhentian ditetapkan berdasarkan keputusan hasil rapat pleno dan atau rapat pleno paripurna pada setiap tingkatan pimpinan.

Pasal 10

Surat Pengantar

1.       Surat pengatar adalah surat yang digunakan sebagai pengantarbarang.

2.       SPt adalah kode khusus untuk surat pengantar 

3.       Isi surat pengantar adalah:

a.       Penerima

b.       Nama, jumlah dan keterangan barang

c.       Nama, jabatan dan tandatangan pengirim

Pasal 11

Surat Pengesahan

1.Surat pengesahan dikeluarkan oleh Pimpinan Pusat IPPNU dan Pimpinan Cabang IPPNU.

2. Surat pengesahan memuat 3 (tiga) bagian:

a.Konsiderans;

b.   Diktum;

c.   Tempat dan Tanggal Surat

3. Diktum Surat Pengesahan terdiri dari

a.  Pengesahan pimpinan IPPNU

b.  Batasan waktu Masa bakti pimpinan IPPNU berdasarkan pelaksanaan Kongres, Konferensi dan Rapat Anggota.

Pasal 12

Surat Rekomendasi Pengesahan

1.    Untuk rekomendasi pengesahan pengurus baru, dikeluarkan oleh

a.       Lembaga pendidikan atau pondok pesantren setempat untuk PK

b.       PRNU untuk PR, PAR

c.       MWCNU untuk PAC,PR dan PKPT

d.       PC NU untuk PC

e.       PW NU untuk PW

2.       Rekomendasi Pengesahan PW NU diberikan, setelah PW NU menerima surat permohonan rekomendasi bersama tembusan surat permohonan pengesahan PW yang bersangkutan.

3.       Rekomendasi Pengesahan PW diberikan, setelah PW menerima surat permohonan rekomendasi bersama tembusan surat permohonan pengesahan PC yang bersangkutan

4.       Rekomendasi Pengesahan PW dialamatkan kepada PP dan PC IPPNU yang bersangkutan, dengan tembusan PWNU dan PCNU yang bersangkutan.

5.       Rekomendasi Pengesahan PAC diberikan setelah PAC menerima surat permohonan rekomendasi dan tembusan surat permohonan pengesahan dari PR/ PK yang bersangkutan.

6.       Rekomendasi Pengesahan PAC dialamatkan kepada PC dan PR/PK yang bersangkutan dengan tembusan pengurus MWC NU dan pengurus Ranting NU atau kepala sekolah/madrasah/pimpinan pondok pesantren yang bersangkutan.

7.       Surat rekomendasi Pengesahan ini merupakan pengesahan sementara sampai dengan turunnya surat pengesahan dari PP atau PC.

Pasal 13

Surat Siaran

1.       Surat Siaran terdiri dari:

a.       Surat Siaran Pimpinan Pusat;

b.       Surat Siaran Pimpinan Wilayah;

c.       Surat Siaran Pimpinan Cabang.

Pasal 14

Surat Teguran

1.              Surat  Teguran adalah Surat yang memuat tentang peringatan kepatuhan pada peraturan organisasi dan masa berlakunya pimpinan.

2.              Surat Teguran ditetapkan berdasarkan hasil Rapat Pleno.

3.              Surat Teguran terdiri dari :

a.       Surat Teguran Pimpinan Pusat;

b.       Surat Teguran Pimpinan Wilayah;

c.       Surat Teguran Pimpinan Cabang.

Pasal 15

Surat Bersama

1.Surat dapat dibuat apabila isi surat tersebut menyangkut kepentingan bersama.

2.Surat bersama cukup ditandatangani oleh salah satu unsur pimpinan harian IPPNU yang dutunjuk dan salah satu unsur pimpinan harian badan otonom NU atau OKP yang ditunjukberikut stempel yang bersangkutan.

3.Surat bersama memuat kolom-kolom a/b/c/d/e.

4.Penjelasan:

Kolom a               : nomor urut surat keluar bersama.

Kolom b              : tingkatan organisasi.

Kolom c               : tulisan IPPNU – Banom NU/OKP.

Kolom d              : bulan pengeluaran surat bersama.

Kolom e               : angka tahun yang sedang berjalan.

Contoh                 : 07/PC/IPPNU-IPNU/III/2011

5.Bila tidak tidak memiliki kop bersama, dapat mempergunakan salah satu dari kop surat tercetak yang dimiliki IPPNU/Banom NU/OKP.

6.Apabila kop surat bersama tidak tercetak, maka kop tulisan IPPNU-Banom NU/OKP tidak disingkat sebagaimana pembuatan kop surat tercetak.

7.Kop penutup surat dapat disingkat dalam satu jajaran baris.

Contoh: Pemimpinan Cabang IPPNU-Banom NU/OKP Bandung.

Pasal 16

Surat

1.       Format  kertas surat terdiri dari format Surat Pengesahan dari PP dan format surat lainnya.

2.       Format Surat Pengesahan dari PP

a.       Ukuran kertas yang dipakai adalah A4.

b.       Warna kertas putih.

c.       Jenis kertas concorde 70 gram.

3.       Format surat lainnya.

a.       Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPPNU adalah F4 (33 x 22 cm)

b.       Warna kertas putih.

c.       Jenis kertas HVS 70 gram.

Pasal 17

Kepala Surat

1.       Surat organisasi di lingkungan IPPNU  harus mempergunakan kepala surat.

2.       Kepala surat memuat:

a.       Lambang IPPNU dengan ukuran alas sama dengan tinggi 3,5 cm.

b.       Nama tingkatan kepengurusan organisasi menggunakan huruf garamond ukuran 24.

c.       Tulisan ‘Ikatan Pelajar Putri Nahdlatul Ulama’ menggunakan huruf garamond ukuran 16.

d.       Nama wilayah kerja menggunakan garamond ukuran 16.

e.       Alamat sekretariat lengkap menggunakan Times New Roman ukuran 10.

f.        Lambang IPPNU dicetak sesuai warnanyadan diseragamkan dari mulai tingkatan pusat sampai dengan tingkatan ranting/komisariat.

3.       Kepala surat dicetak dengan warna dasar putih dan warna huruf hitam.

4.       Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang, ditulis dengan huruf besar semua, kecuali alamat sekretariat dan dengan posisi miring.

Pasal 18

Tujuan dan Alamat Surat

1.       Surat-surat yang ditujukan kepada organisasi dalam lingkungan IPPNU cukup rnenggunakan kata-kata sopan ” kepada Yth” ditambah titik satu.

2.       Tujuan Surat dapat ditujukan secara sendiri ataupun massal.

Pasal 19

Isi Surat

1.     Isi surat supaya dijaga tetap sopan dan hormat.

2.     Isi surat menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dimengerti.

3.     Kalau menggunakan singkatan hendaknya dipakai singkatan yang lazim dipakai umum.

Pasal 20

Formasi Surat

1.    Isi surat keseluruhan berbentuk block style.

2.    Penggunaan spasi disesuaikan dengan isi surat dan ukuran kertas secara proporsional.

3.    Kosongkan ¼ bagian halaman muka surat sebelah kiri untuk tempat disposisi bagi si alamat.

Pasal 21

Pembuka dan Penutup Surat

1.    Kata pembuka untuk surat-surat IPPNU adalah:

§  Assalamu’alaikum Wr Wb.

§  Bismillahirrahmanirrahim.

2.    Kata penutupnya adalah:

§  Wallahul muwaffiq ilaa aqwamith thariq

§  Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

3.    Ketentuan ayat 1 dan 2 dipakai untuk surat-surat umum IPPNU, kecuali surat keputusan, kuasa, pengesahan, rekomendasi Pengesahan, mandat. Pengangkatan dan Pemberhentian, Pengantar.

4.    Kata pembuka dan penutup terletak di garis alinea.

Pasal 22

Tanggal Surat

1.    Tangggal surat ditulis di sebelah kanan bawah.

2.    Tanggal surat didahului oleh nama kota kedudukan kantor organisasi.

3.    Surat-surat harus memuat tanggal bulan, tahun Hijriyah kemudian Masehi.

Pasal 23

Tanda tangan

1.       Setiap surat harus menyebut dengan jelas pihak  yang mengirim beserta penanggungjawabnya sesuai dengan tingkat kepengurusan di daerah kerja masing-masing dan ditulis dengan huruf kapital.

2.       Penulisan tingkatan organisasi ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah-tengah.

3.       Penulisan Nama pejabat ditulis di atas nama jabatan, penulisan jabatan ditulis dengan huruf kecil dicetak miring.

4.       Apabila sudah mempunyai NIA, penulisan nama pejabat dibawah jabatan, nama digarisbawahi dan ditambahkan dengan NIA.

5.       Dalam setiap penandatanganan surat harus menggunakan stempel organisasi yang Berlaku.

6.       Stempel dibubuhkan  diantara nama ketua dan sekretaris, dengan menutup sebagian dari tanda tangan sekretaris dan berlaku bagi semua jenis surat IPPNU.

BAB IV

PERALATAN ADMINISTRASI

Pasal 24

Laporan

1.       PP membuat laporan kepada PBNU per semester.

2.       PW berkewajiban memberi laporan kegiatan kepada PP setahun sekali.

3.       PC berkewajiban memberi laporan kepada PW setahun sekali.

4.       PAC, PR, PAR, PK berkewajiban memberi laporan kepada PC per semester.

5.       Laporan memuat 3 (tiga ) bagian sebagai berikut :

a.       Pendahuluan

b.       Isi Laporan

c.       Penutup

Pasal 25

Notulensi

Isi notulensi yang terpenting adalah:

a.       Nama Kegiatan

b.       Tempat  kegiatan

c.       Waktu mulai dan berakhir.

d.       Jumlah dan nama-nama serta tanda tangan peserta atau anggota rapat.

e.       Nama dan jabatan pembuat notulen.

f.        Nama dan jabatan pemimpin rapat.

g.       Kesimpulan dari setiap pembicaraan.

h.       Keputusan yang diambil.

Pasal 26

Ekspedisi

Buku ekspedisi sebagai tanda bukti bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah diterima olehyang bersangkutan.

Pasal 27

Arsip

1.    Kegunaan arsip:

a.       Untuk pembuktian

b.       Untuk korespondensi

c.       Untuk penyusunan sejarah

d.       Untuk statistik

e.       Untuk publikasi

f.        dan lain-lain

2. Jenis-jenis arsip yaitu

a.       Arsip keluar

b.       Arsip masuk

Pasal 28

Pengarsipan

1.         Pengarsipan surat keluar:

a.       Untuk surat-surat keluar diarsipkan dalam brief ordner atau map.

b.       Pengarsipan surat   disusun dengan nomor urut.

c.       Dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang satu dengan tahun yang lain.

d.       Untuk surat-surat keluar bersama IPPNU dengan banom lainnya diarsipkan dalam map tersendiri.

2.      PP harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (Iima) buah map surat-surat keluar:

a.       Untuk surat-surat pengesahan PW dan PC.

b.       Untuk surat-surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran PP.

c.       Untuk surat-surat kepada PBNU dan neven-nevennya serta badan otonom.

d.       Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

e.       Untuk surat-surat umum.

3.      PW harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (lima) buah map surat-surat keluar:

a.       Untuk surat-surat rekomendasi PC.

b.       Untuk surat-surai peraturan, keputusan, instruksi dan siaran PW.

c.       Untuk surat-surat kepada PW NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

d.       Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

e.       Untuk surat-surat umum.

4.      PC/PCI harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (lima) buah map surat-surat keluar:

a.       Untuk surat-surat pengesahan PAC, PR, PAR dan PK.

b.       Untuk surat-surat peraturan, keputusan, instruksi dan siaran PC.

c.       Untuk surat-surat kepada PCNU dan neven-nevennya serta badan otonom.

d.       Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

e.       Untuk surat-surat umum.

5.             PAC harus mempunyai sekurang-kurangnya 5 (lima) buah map surat-surat keluar:

a.       Untuk surat-surat rekomendasi PR dan PK.

b.       Untuk surat-surat keputusan PAC.

c.       Untuk surat-surat kepada MWC NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

d.       Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

e.       Untuk surat-surat umum.

6.             PR/ PK/PAR harus mempunyai sekurang-kurangnya 4 (empat) buah map surat-surat keluar:

a.   Untuk surat-surat keputusan PR/ PK.

b.   Untuk surat-surat kepada NU dan neven-nevennya, badan otonom NU, Kepala sekolah/ madrasah dan pimpinan pondok pesantren dan Perguruan Tinggi.

c.   Untuk surat-surat kepada instansi, organisasi ekstern.

d.   Untuk surat-surat umum.

7.            Pengarsipan surat masuk.

a.   Untuk surat-surat masuk disimpan dalam brief ordner atau map.

b.   Surat-surat yang diarsipkan disusun dengan berdasar tanggal diterimanya surat.

c.   Dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang satu dengan tahun yang lain.

8.          PP harus mempunyai sekurang-kurangnya 8 (delapan) buah map surat-surat masuk:

a.       Untuk surat-surat permohonan pengesahan dari PW dan PC.

b.       Untuk surat-surat intern organisasi IPPNU (selain permohonan pengesahan).

c.       Untuk surat-surat NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

d.       Untuk surat-surat ekstern organisasi.

e.       Untuk surat-surat bersama IPPNU-IPNU intern dari PW/PC.

f.        Untuk surat-surat bersama IPPNU-IPNU dari NU dan neven serta badan otonom.

g.       Untuk surat-surat bersama IPPNU-IPPNU dari organisasi ekstern.

h.       Map khusus formulir keanggotaan.

9.      PW harus menyediakan sekurang-kurangnya 6 (enam) buah map:

a.       Untuk surat-surat dari PP.

b.       Untuk surat-surat permohonan rekomendasi dari PC.

c.       Untuk surat-surat dari PC dalam wilayahnya (selain permohonan rekomendasi).

d.       Untuk surat-surat dari PW NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

e.       Untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern.

f.        Map khusus data anggota.

10. PC/PCI haras menyediakan sekurang-kurangnya 8 (delapan) buah map:

a.       Untuk surat-surat dari PP.

b.       Untuk surat-surat dari PW.

c.       Untuk surat-surat permohonan pengesahan dari PAC, PR dan PK.

d.       Untuk surat-surat dari PAC, PR, dan PK (selain permohonan pengesahan).

e.       Untuk surat-surat dari PC NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

f.        Untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern.

g.       Map khusus data anggota.

11. PAC harus menyediakan sekurang-kurangnya 6 (enam) buah map:

a.       Untuk surat-surat dari PC.

b.       Untuk surat-surat permohonan rekomendasi pengesahan dari PR dan PK.

c.       Untuk surat-surat dari PR dan PK (selain rekomendasi).

d.       Untuk surat-surat dari MWC NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

e.       Untuk surat-surat dari orang/ lembaga/ organisasi ekstern.

f.        Map khusus data anggota.

12. PR/PK/PAR harus menyediakan sekarang-kurangnya 5 (lima) buah map:

a.       Untuk surat-surat dari PC (termasuk surat pengesahan).

b.       Untuk surat-surat dari PAC.

c.       Untuk surat-surat dari NU dan neven-nevennya serta badan otonom.

d.       Untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern.

e.       Map khusus data anggota.

Pasal 29

Cap Agenda

1.    Cap agenda berbentuk persegi panjang.

2.    Setiap penerima surat harus dicap dengan cap agenda, dan ruangan cap agenda diisi dengan:

a.       Nomor urut agenda surat masuk.

b.       Tanggal penerimaan surat masuk.

c.       Tanggal kapan surat tersebut dibalas.

d.       Nomor urut dalam buku agenda surat keluar.

Pasal 30

Daftar Anggota (stamboek)

1.    Setiap PC, PAC, PR, PAR, PK atau PCI di samping buku-buku yang lain, harus mempunyai buku daftar anggota (stamboek).

2.    Kolom-kolom buku daftar anggota sebagai berikut:

-       kolom a             :  nomor urut (PC/ PAC/ PR/ PKPT/PK/PCI).

-       kolom b             :  nomor PP sesuai dengan nomor tanda anggota.

-       kolom c             :  nama anggota.

-       kolom d             :  pendidikan.

-       kolom e             :  alamat tempat tinggal.

-       kolom f              :  tanggal masuk.

-       kolom g             : keterangan (misalnya untuk keterangan kapan menerima tanda anggota, kapan diperbaharui dan lain-lain)

Pasal 31

Daftar Inventaris

1.    Setiap tingkatan kepemimpinan harus memiliki buku daftar inventaris untuk mencatat barang-barang milik organisasi yang ada.

2.    Kolom-kolom buku inventaris sebagai berikut:

-       kolom a             : nomor unit barang.

-       kolom b             : nomor satuan/ jenis barang.

-       kolom c             : jumlah barang.

-       kolom d             : asal barang.

-       kolom e             : harga barang (Kalau didapat darimembeli).

-       kolom f              : tanggal mulai dipakai.

-       kolom g             : tanggal tidak dipakai lagi.

-       kolom h             : keterangan (untuk mencatat, misalnya ada penambahan barang baru yang sejenis)

Pasal 32

Disposisi

1.    Disposisi ini ditulis di halaman surat bagian kiri yang telah dikosongkan 1/4 bagian.

3.    Yang memberi disposisi hendaknya memberi paraf dan tanggal membuat disposisi.

4.    Disposisi hendaknya dibuat secara singkat dan jelas bagi yang melaksanakannya.

5.    Jika disposisi memerlukan kalimat agak panjang dapat dibuat di kertas lain kemudian ditempel pada surat tadi.

6.    Disposisi Rep. merupakan singkatan dari Reproductie atau DAL (Diajukan Lagi) adalah diajukan lagi suatu tanda yang diberi oleh pimpinan yang maksudnya surat-surat tersebut perlu dijawab tetapi belum dapat dikerjakan segera (ditangguhkan). Surat jenis ini hendaknya disimpan dalam satu map khusus yang dikenal dengan istilah ”kleper”.

7.   Disposisi Dep. merupakan singkatan dari Godeponserd, adalah tanda yang maksudnya surat-surat tersebut tak perlu dijawab atau diselesaikan, sehingga sudah dapat disimpan dalam map dep.

Pasal 33

STEMPEL ORGANISASI

1.    Stempel organisasi berbentuk bulat telur atau oval dengan tulisan Ikatan Pelajar Putri Nahdlatul Ulama.

2. Didalam bentuk oval terdapat lambang IPPNU dan tingkatan organisasi melingkar di bawah lambang dengan tiga garis di samping kiri dan kanan lambang.

2.    Warna tinta stempel adalah hijau.

3.    Pembuatannya dapat dilakukan oleh pimpinan organisasi di semua tingkatan dengan ketentuan sesuai dengan contoh yang ada dan diberi tanda daerahnya.

Pasal 34

Papan Nama

1.             Papan nama adalah papan nama organisasi yang diperlihatkan secara umum di depan kantor sekretariat.

2.             Papan nama berbentuk persegi panjang.

3.       Ukuran :

a.       Untuk PP berukuran 200 x 150 cm;

b.       Untuk PW berukuran 160 x 80 cm;

c.       Untuk PC, PAC, PR, PAR, PK dan PCI berukuran 140 x 70 cm (skala 2:1).

4.        Warna:

a.       Warna dasar hijau muda.

b.       Warna huruf putih.

c.       Warna garis tepi kuning.

5.       Di sudut sebelah kiri atas tercantum lambang IPPNU.

Pasal 35

Penulisan

Penulisan IPPNU dalam lambang memakai lima titik di antara huruf-hurufnya dan ditulis dengan huruf kapital. Contoh : I.P.P.N.U. , sedangkan penulisan IPPNU di luar lambang tanpa titik, semua memakai huruf kapital, Contoh : IPPNU.

BAB V

PERLENGKAPAN

Pasal  36

Vandel Organisasi

1.       Berbentuk perisai. Warna dasar hijau muda dengan lambang organisasi di tengahnya sesuai warna lambang, berukuran garis tengah 60 cm.

2.       Ukuran vandel 70 x 50 cm dan dikelilingi benang kuning emas di pinggirnya.

3.       Dipakai di acara-acara resmi atau pawai.

Pasal 37

L e n c a n a

1.       Berbentuk segitiga sama kaki. Tinggi dan alas sama yakni 3 cm, terbuat dari logam.

2.       Warna lencana sesuai dengan warna lambang.

3.       Dipakai pada jilbab sebelah kiri

4.       Lencana harus dipakai pada pertemuan-pertemuan, rapat-rapat yang resmi.

Pasal 38

Senat Band

1.    Lebar senat band 5 cm dan panjang 50 x 2 cm.

2.    Warna (luar) hitam, kuning dan hijau tua. Pada ujung senat ada emblem atau bandul berupa lencana IPPNU di dalam ruang segi lima sama sisi ukuran 5 cm.

3.    Warna dasar emblem/ bandul, hijau muda dengan tepi warna hijau tua selebar 1/2 cm.

4.    Dipakai dalam upacara resmi yaitu pelantikan khusus yang dilantik dan demisioner khusus yang didemisioner

BAB ….

LAMBANG OLAHRAGA

Pasal 39

Lambang Olahraga

1.    Lambang olah raga berbentuk segitiga.

2.    Warna dasar hijau tua, melingkar warna kuning di tepinya dengan diapit dua lingkaran putih.

3.    Isi lambang:

a.       Bintang sembilan yang sebuah besar di tengah, warna kuning.

b.       Lima lingkaran atau ring yang satu sama lain berkaitan, wama kuning.

c.       Obor warna putih dan api warna ungu yang menyala merah.

Pasal 40

Tafsir Lambang

1.    Warna hijau, kuning, putih sama artinya dengan warna lambang yang ada pada organisasi.

2.    Obor adalah lambang olahraga yang berarti gelora api perjuangan dalam mencapai prestasi, terutama dalam bidang olah raga.

3.    Ring lima buah, rukun Islam yang berarti dalam segala tindak tanduk olahragawan IPPNU senantiasa dijiwai oleh rukun Islam.

4.    Ring berkaitan satu sama lain berarti dalam menuju prestasi satu sama lain saling bahu membahu mendukung usaha rekannya secara sportif, saling asah, asih dan asuh.

Pasal 41

Bendera Olahraga

1.       Bentuk bendera olahraga persegi panjang ukuran 120 x 90 cm berlaku untuk semua tingkatan organisasi.

2.       Warna dasar hijau muda dan di tengahnya lambang olahraga berukuran garis tengah 45 cm.

3.       Dipakai khusus dalam pertandingan-pertandingan olahraga.

Pasal 42

Badge Olahraga

1.       Badge (dibaca: bed) olahraga berukuran garis tengah 7 cm berbentuk bulatan lambang olahraga.

2.       Dibuat dari kain, disablon dan dipakai di dada sebelah kiri pada baju, kaos atau jaket olahraga.

BAB

KARTU TANDA ANGGOTA

Pasal 43
Pengadaan Kartu Tanda Anggota

1.       KTA diadakan secara seragam dan berlaku secara nasional

2.    Pengadaan KTA sebagaimana ayat (1) dilakukan oleh Pimpinan Cabang dengan mengikuti ketentuan yang ditetapkan oleh Pimpinan Pusat.

3.       Sebagai bagian dari program pendataan secara nasional, semua Pimpinan Cabang wajib mengadakan KTA untuk semua anggota di daerah kerjanya masing-masing.

4.       Setiap Pimpinan Cabang diwajibkan melaporkan program pengadaan KTA di daerah kerjanya kepada Pimipinan Pusat melalui Pimpinan Wilayah.

Pasal 44

Bentuk dan Bahan

1.    Bentuk KTA adalah persegi panjang dengan ukuran 5 x 8,5 cm

2.       KTA bisa dibuat dari berbagai pilihan bahan sesuai dengan kebutuhan, kemampuan dan ketersediaan di setiap daerah.

3.       Kertas yang digunakan berwarna hijau muda

Pasal 45
Komponen IsiKartu Tanda Anggota

1.       KTA sebagaimana Pasal 44 terdiri atas 2 muka, yaitu muka depan dan muka belakang.

2.       a.  Muka depan memuat informasi

1.       Lambang IPPNU

2.       Tulisan KARTU TANDA ANGGOTA IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA

3.       Visi IPPNU

4.       Foto pemegang

a.    Muka belakang memuat identitas pemegang yang meliputi:

1.       Nomor Induk Anggota

2.       Nama

3.       Tempat dan Tanggal Lahir

4.       Alamat Lengkap

5.       Tanggal Penerbitan

6.       Tanda tangan Pimpinan Cabang berstempel

Pasal 46
Nomor Induk Angota

Nomor Induk Anggota terdiri atas 4 (empat) komponen yang berisi:

1.    Kode wilayah yang  telah ditetapkan PP.

2.    Kode cabang berupa nomor kota dan kabupaten masing-masing

3.    Tahun dan bulan masuk IPPNU

4.    Nomor Induk Anggota pada data anggota yang terdiri atas 4 digit (0000)

Pasal 47

Petunjuk Teknis

1.       Jenis kertas/kartu bebas

2.       Pas foto berwarna 2x3 cm dengan latar belakang berwarna merah yang diletakkan di kolom sebelah kiri pada bagian depan.

3.       Tampak gambar KTA dari depan, di sebelah kanan terdapat logo IPPNU dan di sebelah kiri terdapat tulisan KTA. IPPNU (tidak Disingkat penulisannya) serta alamat Sekretariat PC IPPNU.

4.       Di bawah garis hitam full terdapat tulisan visi IPPNU.

5.       Di bawah visi IPPNU ada garis untuk tanda tangan atau cap jempol dan di bawahnya ada penulisan Nomor KTA.

6.       Nomor KTA diawali oleh penomoran Kode Wilayah, Kode PC. IPPNU (yang disesuaikan dengan nomor Kota dan kabupaten masing-masing), tahun dan bulan masuk IPPNU, dan diakhiri dengan nomor anggota.

7.       Bagi segenap jajaran pengurus di semua tingkatan, KTA dibuat berdasarkan domisili masing-masing. Misalnya pengurus pusat yang berdomisili di Jakarta Utara, maka KTA dibuat oleh PC. IPPNU Jakarta Utara dan seterusnya.

8.       Pembuatan KTA dilakukan dengan mengisi form isian KTA yang disediakan Pimpinan Cabang masing-masing.

Pasal 48

Nomor Kode PW. IPPNU

NOMOR  PW. IPPNU  KODE WILAYAH

1     PW                . NANGROE ACEH DS.                                   X

2     PW. SUMATRA UTARA                                        XX 

3     PW. SUMATRA BARAT                                         XXX

4     PW. SUMATRA SELATAN                                   XL

5     PW. RIAU                                                                   L

6     PW. BANGKA BELITUNG                                    LX

7     PW. BENGKULU                                                      LXX

8     PW. JAMBI                                                                 LXXX

9     PW. LAMPUNG                                                        XC

10   PW. DKI JAKARTA                                                  C

11  PW. JAWA BARAT                                                   CX

12  PW. BANTEN                                                            CXX

13  PW. JAWA TENGAH                                               CXXX

14  PW. DI JOGJAKARTA                                             CXL

15  PW. JAWA TIMUR                                                   CL

16  PW. KALIMANTAN BARAT                                 CLX

17  PW. KALIMANTAN TIMUR                                 CLXX

18  PW. KALIMANTAN SELATAN                            CLXXX

19  PW. KALIMANTAN TENGAH                             CXC

20  PW BALI                                                                      CC

21  PW. SULAWESI SELATAN                                   CCX

22  PW. SULAWESI UTARA                                        CCXX

23  PW. SULAWESI TENGAH                                    CCXXX

24  PW GORONTALO                                                    CCXL

25  PW. SULAWESI TENGGARA                               CCL

26  PW. NUSA TENGGARA TIMUR                          CCLX

27  PW. NUSA TENGGARA BARAT                          CCLXX

28  PW. MALUKU                                                            CCXC

29  PW. PAPUA                                                                                CCC

30   PW. PAPUA BARAT                                               CCCX

31   PW. SULAWESI BARAT                                       CCCXX

32   PW. MALUKU UTARA                                           CCCXXX

34   PW. KEPULAUAN RIAU                                       CCCXL

BAB

 SERAGAM ORGANISASI

Pasal 49

Seragam organisasi

Seragam Organisasi terdiri dari seragam resmi dan Pakai Dinas Harian (PDH)

1.ketentuan seragam resmi :

        a. Jilbab Putih

        b. Baju Berwarna Putih

c. Jas berwarna abu-abu kehijauan (makna filosofi: abu-abu: kepelajaran sedangkan kehijauan Jam’iyah Nahdlatul Ulama).

        d. Bentuk atau model jas lengan panjang dengan dua buah saku bawah

e. Di dada kiri terdapat tulisan  tingkatan organisasi, sedangkan di dada sebelah kanan mengenakan papan nama. Lengan sebelah kiri atas diberi lambang IPPNU dengan ukuran………

        f. Rok panjang (model A) berwarna hitam.

2.Ketentuan Pakaian Dinas Harian:

a. Jilbab Putih

b. Baju batik berlogo IPPNU

c. Rok panjang ( model A )berwarna hitam.

Pasal 50

Pakaian Seragam PK

1.       Baju warna putih

2.       Di dada sebelah kiri tertempal lambang IPPNU dan di dada sebelah kanan nama anggota.

3.       Lengan sebelah kiri tertulis Pimpinan Cabang IPPNU tempat Lembaga tersebut berdiri.

Pasal 51

Penggunaan Seragam Resmi

Penggunaan seragam resmi IPPNU pada acara-acara resmi, yaitu:

1.       Forum-forum seremonial dari tingkat Pusat sampai Ranting.

2.       Forun Permusyawaratan dari tingkat pusat sampai ranting khusus bagi Pimpinan Sidang.

3.       Forum-forum pengkaderan dan pelantikan.

4.       Menghadiri undangan yang mengatasnamakan organisasi IPPNU baik di dalam maupun di luar IPPNU.

Pasal 52

Kostum Olahraga

1.       Celana panjang warna biru tua.

2.       Kaos panjang samping berbelah 10 cm dan berlengan panjang manset berwarna putih dan di atas saku sebelah luar diletakkan badge olahraga.

3.       Kaos bagian belakang sebelah atas melingkar tulisan IPPNU dan sebelah bawah singkatan organisasinya.

BAB

PANGGILAN, MARS, HIMNE PELAJAR

Pasal 53

Panggilan

Panggilan atau sebutan resmi bagi anggota IPPNU adalah rekanita. Panggilan atau sebutan ini berlaku dalam percakapan sehari-hari, surat menyurat, dalam sidang dan lain sebagainya.

Pasal 54

Mars

Mars dinyanyikan dalam forum dan upacara-upacara resmi organisasi.

1.       Pencipta Mars IPPNU : Mochtar Embut (lagu)

2.       Disempurnakan oleh : Mahbub Junaidi (sajak)

3.       Mars IPPNU dilengkapi dengan not angka dan akord gitar

4.       Teks Mars IPPNU terlampir

Pasal 55

Himne Pelajar

Himne adalah lagu resmi yang melengkapi mars IPPNU, Himne dinyanyikan dalam forum atau upacara-upacara resmi organisasi dan acara-acara lainnya.

Pasal 56

Penutup

Demikian Peraturan Administrasi yang telah dibuat dan untuk hal-hal yang belum termuat dalam peraturan ini akan ditentukan dalam keputusun pimpinan.

Ditetapkan di    : Jakarta Timur

Pada tanggal      : 2   Maret 2014

KONFERENSI BESAR IKATAN PELAJAR PUTRI  NAHDLATUL ULAMA

PIMPINAN SIDANG KOMISI B

ALFINA RAHIL                                                                                                 AMALIA FADILLAH 

Ketua                                                                                                                      Sekretaris